Gall unrhyw un sydd wedi gwneud sylwadau ysgrifenedig ofyn i siarad yn y Pwyllgor ond dim ond un person allwn ni ganiatáu i siarad o blaid (yr ymgeisydd neu'r asiant fel arfer) ac un arall yn erbyn y cynnig. Gall gynrychiolydd Cyngor Tref/Cymuned hefyd gofrestru i siarad.

Os fydd cais yr ydych wedi gwneud sylwadau ysgrifenedig arno yn cael ei benderfynu gan y Pwyllgor (yn hytrach na phenderfyniad dirprwyedig), byddwn yn cysylltu â chi unwaith fydd dyddiad y pwyllgor yn hysbys, gan roi cyfle i chi gofrestru i siarad. Dylid derbyn ceisiadau erbyn y dyddiad yn y llythyr hysbysu, sydd fel arfer 48 awr cyn y pwyllgor a bydd eich manylion cais yn cael eu cofnodi ar gronfa ddata.

Pan gewch eich hysbysu o ddyddiad y pwyllgor ac os hoffech gofrestru i siarad yn y pwyllgor, cysylltwch â ni trwy e-bost planning.committee@flintshire.gov.uk . Bydd gofyn i chi ddarparu eich enw, rhif ffôn yn ystod y dydd, cyfeiriad e-bost, pa gais yr ydych yn dymuno siarad arno ac os ydych yn cefnogi neu’n gwrthwynebu’r cais (yn unol â’r sylwadau rydych wedi’u gwneud a phwy ydych chi’n ei gynrychioli, e.e. ymgeisydd/asiant, Cyngor Tref/Cymuned neu aelod o’r cyhoedd.

Bydd gan yr ymgeisydd/asiant flaenoriaeth dros eraill sy’n dymuno siarad i gefnogi’r cais. Os fydd nifer o geisiadau i siarad yn erbyn y cais yn cael eu derbyn, byddwn yn cofrestru’r person cyntaf i gysylltu â ni. Fodd bynnag, byddwn yn gofyn i’r person hwnnw os ydynt yn dymuno derbyn manylion cyswllt y partïon eraill sydd wedi gwneud cais i siarad, er mwyn galluogi’r rhai sydd â safbwyntiau tebyg i gytuno ar bwy ddylai siarad.  

Pan fydd y rhestr o siaradwyr yn cael ei chreu bydd yr ymgeisydd/asiant (neu’r person cyntaf o blaid) a’r person cyntaf yn erbyn ar y rhestr a fynegodd ddiddordeb, yn cael eu hysbysu o:

• yr argymhelliad
• lle y gellir arolygu’r adroddiad
• trefniadau ar gyfer mynychu’r Pwyllgor 
• trefniadau ar gyfer cyflwyno datganiad i’w ddarllen ar eich rhan
• dolen i’r dudalen hon

Os yw’r person cyntaf o blaid neu yn erbyn ar y rhestr yn penderfynu peidio â siarad, cysylltir â’r ail berson ar y rhestr ac yn y blaen.

Bydd y rhaglen a’r adroddiadau ar gael o leiaf tri diwrnod gwaith cyn y cyfarfod trwy ein gwefan. 

Bydd unrhyw wybodaeth ychwanegol a dderbynnir ar ôl i’r adroddiadau gael eu hysgrifennu yn cael eu rhannu ag aelodau’r Pwyllgor fel sylwadau hwyr. Rhaid i sylwadau pellach ar y cais gael eu derbyn erbyn 12pm ar y dydd Llun cyn cyfarfod y Pwyllgor. Ni fydd sylwadau a dderbynnir ar ôl y terfyn amser hwn yn cael eu cynnwys yn y wybodaeth sylwadau hwyr a rennir gydag Aelodau’r Pwyllgor cyn y cyfarfod a byddent ond yn cael eu hadrodd ar lafar yn y cyfarfod gyda chytundeb y Cadeirydd/Is-gadeirydd.

• Os ydych wedi dewis i ymuno â’r cyfarfod ar-lein yna byddwch wedi derbyn cyfarwyddiadau a dolen i’r cyfarfod gan y Gwasanaethau Pwyllgorau. 
• Os ydych wedi dewis cyflwyno datganiad yn hytrach na siarad yn y Pwyllgor, yna bydd yn cael ei ddarllen gan swyddog (neu gynrychiolydd arall) ar yr amser gofynnol.
• Os y byddwch yn mynychu yn bersonol am 12:45, cewch eich cyfarch gan aelod o’r Tîm Rheoli Datblygu a fydd yn egluro lle byddwch yn eistedd a’r gweithdrefnau.
• Bydd y Cadeirydd yn cael ei hysbysu o’r rhestr o siaradwyr cyn i’r cyfarfod ddechrau.
• Bydd y Cadeirydd yn agor y cyfarfod ac os oes angen, yn egluro unrhyw newidiadau i’r rhaglen.
• Bydd y Swyddog Cynllunio yn cyflwyno’r cais yn gryno trwy gyfeirio ar y cynnig ac amlinellu unrhyw bwyntiau neu faterion allweddol.
• Bydd y Cadeirydd yn galw’r siaradwr cyntaf yn erbyn y cais ymlaen, gyda’r siaradwr o blaid y cais i ddilyn, ac yna cynrychiolydd y Cyngor Tref/Cymuned, os ydynt wedi rhoi hysbysiad eu bod yn dymuno siarad yn unol â’r protocol.
• Bydd pob siaradwr yn eistedd mewn safle dynodedig gyda meicroffon ac yn cael uchafswm o dri munud i roi ei achos/hachos ymlaen. Unwaith i’r siaradwr ddechrau bydd clerc y pwyllgor yn dechrau’r cloc a fydd yn gwneud sŵn unwaith i’r tri munud ddod i ben. Gofynnir i unrhyw un sy'n parhau am fwy na thri munud gloi eu datganiad a dychwelyd i'w sedd cyn y gwahoddir siaradwr arall i'r meicroffon.

• Cyn siarad yn y Pwyllgor dylech baratoi datganiad clir, cryno, wedi'i ategu â thystiolaeth, yn esbonio pam rydych yn credu y dylai'r cais cynllunio y mae gennych ddiddordeb ynddo gael ei gymeradwyo neu ei wrthod.
• Mae’r Pwyllgor Cynllunio yn ystyried holl geisiadau ar sail cynllunio yn unig. Os y byddwch yn codi materion nad all y pwyllgor eu hystyried fel arfer, yna ni all y pwyllgor gymryd hwy i ystyriaeth.
• Ni chaniateir i chi rannu nac arddangos unrhyw ddeunydd ysgrifenedig na ffotograffig, felly wrth baratoi eich datganiad, dylech geisio egluro:
  • Sut, yn eich barn chi, mae’r cynigion yn cydymffurfio neu’n gwrthdaro â pholisïau cynllunio cyfredol (e.e. y Cynllun Datblygu Lleol) a chanllawiau cynllunio perthnasol a gyhoeddwyd gan y Cyngor
  • Pa effeithiau, os oes rhai, y bydd y cynigion yn eu cael ar eiddo gerllaw
  • Y prif fanteision neu anfanteision i chi a’r gymuned ehangach
• Ni ddylai cynnwys eich araith wneud beirniadaeth personol o unrhyw unigolion na defnyddioiaith anweddus, neu gall y Cadeirydd eich stopio rhag siarad. Fel arfer mae’r pwyllgor yn trafod eu busnes yn Saesneg ac os ydych yn dymuno siarad â’r Pwyllgor yn Gymraeg, dynodwch hynny wrth wneud cais i siarad fel y gellir trefnu cyfleusterau cyfieithu.

Mae’r rhestrau isod yn amlinellu’r materion y gall ac ni ellir eu hystyried fel arfer, ond nid yw’r rhain yn rhestrau cyflawn.

Bydd y pwyllgor yn trafod y cais gyda chynigydd ac eilydd i argymhelliad cyn i’r ddadl ddechrau. Ni ddylai aelodau o’r cyhoedd siarad gyda, neu basio gwybodaeth i Aelodau’r Pwyllgor yn ystod y sesiwn. Bydd y Cadeirydd yn adrodd y penderfyniad i’r cyhoedd a bydd clerc y pwyllgor yn cofnodi pwy siaradodd yn y pwyllgor.

Rôl y Cadeirydd yw cynnal trefn a disgyblaeth yn y Pwyllgor Cynllunio. Gall aelodau o’r cyhoedd wylio’r trafodaethau ond ni allent siarad yn y cyfarfod oni bai eu bod wedi derbyn gwahoddiad i wneud hynny. Ar bob adeg arall, dylai'r cyhoedd gadw mor dawel ag y bo modd. Os fydd aelod o’r cyhoedd yn tarfu ar y trafodaethau neu’n drafferthus, gall y Cadeirydd ofyn iddo ef neu hi adael yr ystafell.

Bydd y cyfarfodydd yn cael eu ffilmio ar gyfer darllediad byw a darllediadau dilynol ar wefan y Cyngor ac fe ellir eu defnyddio at ddibenion hyfforddi o fewn y Cyngor. Bydd yr holl gyfarfod yn cael ei ffilmio, ac eithrio eitemau cyfrinachol neu eithriedig, a bydd y ffilm ar y wefan am gyfnod amhenodol.

Yn gyffredinol, nid yw ardaloedd y seddi cyhoeddus yn cael eu ffilmio. Fodd bynnag, trwy fynd i mewn i'r Siambr rydych yn caniatáu i ni eich ffilmio a defnyddio’r delweddau hynny a’r recordiadau sain ar gyfer gweddarlledu a/neu at ddibenion hyfforddi.

Os oes gennych chi unrhyw gwestiwn ynglŷn â hyn, cysylltwch ag aelod o’r Tîm Gwasanaethau Democrataidd ar 01352 702345