Ein cyfrifoldebau

Mae Cyngor Sir y Fflint yn casglu, prosesu ac yn cadw ystod eang o wybodaeth, yn cynnwys gwybodaeth bersonol, er mwyn darparu gwasanaethau o fudd i chi. Rydym yn gyfrifol am reoli’r wybodaeth sydd gennym ni ac yn nodi bod y wybodaeth hon yn bwysig i chi.

Rydym yn cymryd ein cyfrifoldebau o ddifri a byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn deg, yn gywir ac yn ddiogel, yn unol â gofynion cyfreithiol y ddeddfwriaeth Diogelu Data gyfredol.

Bydd unrhyw un sy’n derbyn gwybodaeth gennym hefyd dan ddyletswydd gyfreithiol i wneud yr un peth ac mae ganddynt set o gymalau diogelu data wedi eu cynnwys yn eu contract.

Dim ond at y diben y cafodd ei chasglu yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ac yn gyson yn unol â'n cyfrifoldebau yn unol â Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant 2014 a Deddfwriaeth arall mewn perthynas â’r Gwasanaethau Cymdeithasol.

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol:

• at y diben y darparoch y wybodaeth ar ei gyfer, e.e. ar gyfer gwasanaethau Therapi Galwedigaethol, asesiadau Tîm Asesu Ariannol, gwasanaethau Pobl Hŷn, cael cymorth i chwilio am gartref Gofal, pryderon a chymorth amddiffyn plant;
• i’n galluogi i gyfathrebu â chi a darparu’r gwasanaethau sydd ei angen arnoch;
• i fonitro ein perfformiad o ran darparu gwasanaethau i chi; 
• i gasglu gwybodaeth ystadegol i’n galluogi i gynllunio darpariaeth y gwasanaeth yn y dyfodol ac i’n galluogi i gasglu eich barn am ein gwasanaethau;
• i'n galluogi i gyflawni swyddogaethau gorfodi'r gyfraith statudol, er enghraifft trwyddedu, gorfodi cynllunio, diogelwch bwyd safonau masnach;
• ar gyfer atal a/neu ganfod troseddau, tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd, neu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol;
• i brosesu trafodion ariannol gan gynnwys grantiau, taliadau a budd-daliadau sy'n ymwneud yn uniongyrchol â ni neu lle rydym yn gweithredu ar ran cyrff llywodraeth eraill, fel yr Adran Gwaith a Phensiynau;
• lle mae'n angenrheidiol amddiffyn unigolion rhag niwed neu anaf;
• i gydymffurfio ag amrywiol rwymedigaethau cyfreithiol neu i ni geisio cyngor cyfreithiol neu ymgymryd ag achosion cyfreithiol. 

Efallai na fyddai modd darparu gwasanaeth neu gynnyrch i chi os nad oes gennym wybodaeth ddigonol.

Rydym yn anelu at gadw eich gwybodaeth yn gywir ac yn ddiweddar. Gallwch ein helpu ni i wneud hyn ar unrhyw adeg drwy roi gwybod i ni os yw’r wybodaeth a roesoch i ni, megis eich cyfeiriad, yn newid.

Wyneb yn wyneb

Mae’n bosib y byddwn yn cadw cofnod o'ch ymweliad â  ni er mwyn ein helpu i gyflawni a gwella'r gwasanaethau rydym yn eu darparu i chi ac eraill. Bydd unrhyw gofnodion o'r fath sy'n cynnwys gwybodaeth bersonol yn cael eu cadw'n ddiogel.

Galwadau ffôn

Dim ond yn y Tîm Dyletswydd Brys y caiff galwadau eu recordio. Byddwch yn cael gwybod eich bod yn cael eich recordio ar adeg y sgwrs. Efallai y byddwn yn gwneud hyn i gynyddu eich diogelwch; fel bod gennym gofnod o alwad sy'n digwydd a/neu at ddibenion hyfforddi ac ansawdd.

Negeseuon e-bost

Os byddwch yn anfon e-bost atom, efallai y byddwn yn cadw eich e-bost fel cofnod eich bod wedi cysylltu. Mae hyn yn cynnwys eich cyfeiriad e-bost. Ni fyddwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol nac unrhyw wybodaeth gyfrinachol fel arall mewn unrhyw e-bost a anfonwn atoch oni bai ei fod yn cael ei anfon yn ddiogel neu eich bod wedi cytuno i ni gysylltu â chi gyda'r wybodaeth hon yn y ffordd hon. Byddem hefyd yn argymell eich bod yn cadw faint o wybodaeth bersonol neu gyfrinachol a anfonwch atom drwy e-bost i'r lleiafswm.

Ar-lein

Ar ein gwefan gallwch ddod o hyd i ddolenni eraill i wefannau allanol, yr ydym wedi eu darparu er gwybodaeth a hwylustod i chi. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i Gyngor Sir y Fflint yn unig. Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys y safleoedd hynny. Pan fyddwch yn ymweld â gwefannau eraill, awgrymwn eich bod yn cymryd amser i ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd. 

Wrth benderfynu ar ba wybodaeth bersonol i’w chasglu, ei defnyddio a’i chadw, rydym ni’n ymroddedig i sicrhau y byddwn:

• dim ond casglu, cadw a defnyddio gwybodaeth bersonol, lle bo’n angenrheidiol ac yn deg i wneud hynny; 
• yn agored gyda chi ynglŷn â sut rydym yn defnyddio eich  gwybodaeth a gyda phwy rydym yn ei rannu; 
• yn mabwysiadu a chynnal safonau uchel o arfer orau wrth ymdrin ag unrhyw wybodaeth bersonol;
• yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel a saff;
• yn cael gwared ar unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel pan nad oes ei hangen bellach.

Efallai y byddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti, ond dim ond lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith, lle mae angen y wybodaeth honno ar y trydydd parti hwnnw i ddarparu gwasanaeth i chi ar ein rhan neu lle y caniateir fel arall o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data.  Byddwn yn ymdrechu i sicrhau bod gan y trydydd parti systemau a gweithdrefnau digon cadarn ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.

Ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth am fwy o amser nag sydd ei angen. Mae ein hatodlenni cadw dogfennau’n cynnwys gwybodaeth am ba mor hir rydym yn cadw gwahanol fathau o wybodaeth. Pan fyddwn yn cael gwared ar wybodaeth bersonol, byddwn yn gwneud hynny mewn ffordd ddiogel.

Cyfnodau cadw:

• Plant – 75 mlynedd ar ôl eu pen-blwydd yn 18 oed.
• Pobl Hŷn – 7 mlynedd ar ôl i'r person farw neu roi'r gorau i wasanaethau.
• Iechyd Meddwl – 20 mlynedd ar ôl i'r driniaeth ddod i ben, neu 10 mlynedd ar ôl i'r person farw neu roi'r gorau i wasanaethau.
• Anableddau Dysgu – 7 mlynedd ar ôl i'r person farw neu roi'r gorau i wasanaethau
• Anabledd Corfforol – 7 mlynedd ar ôl i'r person farw, dadgofrestru neu roi'r gorau i wasanaethau.

Gall eich gwybodaeth bersonol gael ei rhannu o fewn Cyngor Sir y Fflint neu gyda phartneriaid ac asiantaethau allanol sy'n ymwneud â darparu gwasanaethau ar ein rhan.  Byddant ond yn cael mynediad at eich gwybodaeth os oes ei hangen arnynt i ddarparu gwasanaeth i chi.

Gall y Cyngor hefyd ddarparu gwybodaeth bersonol i drydydd parti, ond dim ond lle bo angen hynny, naill ai i gydymffurfio â’r gyfraith neu le y caniateir hynny dan Ddeddfwriaeth Diogelu Data. Mae esiamplau o drydydd parti y gallwn rannu eich gwybodaeth â nhw yn cynnwys (ond nid yn gyfyngedig i):

• Sefydliadau iechyd
• Yr Heddlu
• Awdurdodau Lleol Eraill
• Cyrff rheoleiddio fel yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Arolygiaeth Gofal Cymru
• Archwilydd Cyffredinol Cymru (yn unol ag Adran 33 Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009)

Os bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei throsglwyddo y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd am unrhyw reswm, byddwn yn sicrhau bod prosesau diogelu ar waith i’w diogelu at o leiaf yr un safon a ddefnyddir yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Dan Ddeddfwriaeth Diogelu Data, mae gennych chi fel “Gwrthrych Y Data”, yr hawliau canlynol.

Mae gennych hawl i:

• Gweld yr wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch.
• Gofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth amdanoch sy’n anghywir. Gellir gwneud newidiadau i gamgymeriadau bach megis newid cyfeiriad, ond bydd yn dibynnu ar y diben. Ni chaniateir newid cofnodion, gan gynnwys datganiadau a barn, ond bydd dewis i chi ddarparu datganiad atodol, gaiff ei ychwanegu at y ffeil.
• Gwneud cais i’r cofnodion a gedwir amdanoch gael eu dileu.
• Cyfyngu ar ddefnydd o’r wybodaeth a gedwir amdanoch os ydych wedi mynegi eich gwrthwynebiad, tra ymchwilir i’r gwrthwynebiad.
• Gwneud cais i unrhyw wybodaeth rydych wedi ei darparu i ni gael ei dychwelyd atoch mewn ffurf y gallwch ei rhoi i ddarparwr gwasanaeth arall os oes angen.
• I wrthwynebu defnyddio eich gwybodaeth bersonol, yn cynnwys gwneud penderfyniadau awtomatig a phroffilio. 
• Gwneud cwyn i Swyddfa Wybodaeth y Comisiynydd os nad ydych yn fodlon gyda’r ffordd y mae’r wybodaeth amdanoch wedi ei thrin. Gweler isod am fanylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data. A allech chi roi e-bost y Swyddog Diogelu Data yma ar gyfer ymholiadau Gwasanaethau Cymdeithasol? 

Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol, gan gynnwys fideos sydd gennym ohonoch.  Os hoffech wneud hynny, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data i wneud Cais Hawliau Unigolyn.

Efallai y byddwch yn derbyn copi o’r wybodaeth a gedwir amdanoch ynghyd ag eglurhad am unrhyw godau a ddefnyddir neu eglurhad arall fel bo angen.

Gallwch wneud cais i rywun arall edrych ar eich cofnodion ar eich rhan.  I wneud hyn bydd angen i chi roi caniatâd ysgrifenedig i ni yn gyntaf pwy rydych chi am gael gweld eich gwybodaeth.  Os oes perthynas nu rhywun arall yn dymuno gweld cofnodion unigolyn na all roi ei ganiatâd, ni chaniateir hyn ddim ond ble gellir dangos bod hynny er budd pennaf y sawl sydd dan sylw.

Dim ond os ydych wedi gofyn i ni wneud hynny neu, yn seiliedig ar y wybodaeth sydd gennym, ystyrir bod y gwasanaethau hynny o fudd i chi y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch am ein gwasanaethau a/neu gynhyrchion. Gallwch ddewis peidio â chael hyn ar unrhyw adeg trwy roi gwybod i ni gan ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.  Efallai y bydd eich gwybodaeth hefyd yn cael ei rhannu â darparwyr gwasanaeth eraill a allai gysylltu â chi os ydynt yn darparu gwasanaethau i'ch helpu.

Mae gennym systemau TCC mewn lleoliadau allweddol ac ar rai o'n cerbydau a defnyddir camerâu a wisgir ar y corff gan staff a darparwyr gwasanaethau at ddibenion diogelwch ac atal a chanfod troseddau. Caiff arwyddion eu harddangos yn eich hysbysu fod Teledu Cylch Caeëdig yn weithredol gan roi manylion y sawl y dylech gysylltu â nhw am wybodaeth bellach amdanynt.

Ni fyddwn yn datgelu delweddau Teledu Cylch Caeëdig i drydydd parti dim ond at ddibenion diogelwch y cyhoedd ac atal neu ganfod trosedd.

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i Gyngor Sir y Fflint amddiffyn yr arian cyhoeddus y mae'n ei weinyddu.

Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ei gwneud yn ofynnol i bob awdurdod lleol o dan ei bwerau yn Rhan 3A o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ddarparu’r wybodaeth sydd ganddynt at y diben hwn. Fel cyrff cyhoeddus, mae gennym ddyletswydd i amddiffyn yr arian cyhoeddus a weinyddwn ac i'r perwyl hwn gallwn ddefnyddio unrhyw wybodaeth a ddarparwyd gennych ar gyfer atal, canfod ac ymchwilio i dwyll neu i gydymffurfio â'r gyfraith.

Yn ogystal â chynnal ein hymarferion ‘paru data’ ein hunain efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth â chyrff cyhoeddus eraill. Gallai’r rhain gynnwys (ond nid ydynt yn gyfyngedig i):

• Archwilydd Cyffredinol Cymru
• Yr Adran Gwaith a Phensiynau 
• Llywodraeth Ganolog a Lleol
• Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (CThEF)
• yr Heddlu
• Y GIG

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth gyda darparwyr gwasanaeth neu gontractwyr a sefydliadau partner, lle mae rhannu gwybodaeth yn angenrheidiol, yn gymesur ac yn gyfreithlon.

I arfer unrhyw un o'ch hawliau o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data:

• E-bost: dataprotectionofficer@flintshire.gov.uk
• Post: Swyddog Diogelu Data, Llywodraethu Gwybodaeth, Cyngor Sir y Fflint, Tŷ Dewi Sant, Parc Dewi Sant, Ewlo, CH5 3FF
• Gwefan: ico.org.uk

Mae’n bosib’ y byddwn yn defnyddio gwybodaeth am eich cefndir ethnig, eich iaith gyntaf, rhyw, cyfeiriadedd rhywiol a’ch oed er mwyn casglu ystadegau am boblogaeth yr ardal a’r defnydd o’n gwasanaethau. Fe wneir hyn i helpu i gydymffurfio a’n goblygiadau cyfreithiol ac i gynllunio darpariaeth gwasanaethau yn y dyfodol.

Ni fydd dadansoddiad o’r fath yn adnabod unigolion neu’n cael effaith ar hawl i dderbyn gwasanaeth a chyfleusterau.