Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Recordiadau Teams

Cyflwyniad

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut mae Cyngor Sir y Fflint yn casglu, defnyddio a diogelu data personol o ran recordiadau a wnaed ar Microsoft Teams. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ychwanegol at yr hysbysiad a ddarparwyd i chi naill ai dros e-bost, neu yn y gwahoddiad Microsoft Teams, a fydd yn nodi’r rhesymau’n glir dros recordiad penodol. 

Cyngor Sir y Fflint yw’r Rheolydd Data ar gyfer unrhyw ddata personol a gaiff ei gasglu trwy recordiadau Microsoft Teams a bydd yn sicrhau bod y data a roddir i ni yn cael ei brosesu yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data.  

I gael rhagor o wybodaeth am ein polisïau diogelu data, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data - SwyddfaDiogeluData@siryfflint.gov.uk. 

Sut yr ydym yn casglu eich gwybodaeth a pha wybodaeth allwn ni ei chasglu?

Pan fyddwch chi’n cymryd rhan mewn cyfarfod Microsoft Teams sy’n cael ei recordio, byddwn yn casglu’r wybodaeth yn uniongyrchol gennych chi. Y categorïau o wybodaeth bersonol a fydd yn cael eu casglu yw gwybodaeth bersonol yn ymwneud â hunaniaeth y cyfranogwr, fe allai hyn gynnwys gwybodaeth gyswllt a’ch cyfraniadau personol. 

Gallai’r recordiadau gynnwys y canlynol:

• Negeseuon sgwrsio a ffeiliau a rennir yn ystod y cyfarfod
• Recordiadau sain a fideo (yn cynnwys lluniau cefndir)
• Trawsgrifiadau o’r cyfarfod, bydd y rhain yn cynnwys eich cyfraniadau
• Eich enw a / neu gyfeiriad e-bost fel y cânt eu harddangos

Sylwer: Os yw eich microffon neu gamera wedi’u galluogi, mae’n bosib y bydd unrhyw beth sy’n weladwy neu’n glywadwy yn cael ei recordio. Gallech ddewis pylu eich cefndir neu ddefnyddio cefndir a ddarperir trwy Microsoft Teams.

Pam fyddwch chi’n recordio’r cyfarfod?  

Mae’r Cyngor yn defnyddio Microsoft Teams i gynnal cyfarfodydd ac mewn rhai achosion bydd y cyfarfodydd hyn yn cael eu recordio a / neu eu trawsgrifio. Mae nifer o resymau dros ddefnyddio recordiadau / trawsgrifio, er enghraifft:

• Cadarnhau hunaniaeth cyfranogwyr a manylion cyswllt pellach os oes angen
• Cael recordiad a thrawsgrifiad posibl pan fo hynny wedi ei gytuno
• Nodiadau anffurfiol o unrhyw drafodaethau yn y cyfarfod sy’n cael ei recordio
• Cofnodion ffurfiol o unrhyw drafodaethau, camau gweithredu, cytundebau neu benderfyniadau yn y cyfarfod sy’n cael ei recordio
• Recordio cyfarfodydd pwyllgor ffurfiol y Cyngor pan fo hynny wedi ei gytuno
• At ddibenion hyfforddiant neu dystiolaeth 
• Cefnogi hygyrchedd cyfranogwyr pan fo hynny wedi ei gytuno
• Recordio cyfarfodydd busnes ar gais trefnydd y cyfarfod i gefnogi rhannu gwybodaeth yn barhaus ac i greu recordiadau o drafodaethau, penderfyniadau a chynnydd pan fo hynny wedi ei gytuno. 

Sail Gyfreithlon

Dim ond pan fydd gennym sail gyfreithlon ddilys a nodwyd y byddwn ni’n recordio cyfarfodydd. Bydd y sail gyfreithiol ar gyfer pob recordiad a thrawsgrifiad MS Teams yn dibynnu ar ba fath o gyfarfod sy’n cael ei recordio a’r rheswm dros wneud y recordiad. Fodd bynnag, bydd naill ai yn;

• Dasg gyhoeddus: mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn i’r Cyngor gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ei swyddogaethau swyddogol gyda sail gyfreithlon 
• Buddiannau dilys: mae angen y prosesu ar gyfer ein buddiannau dilys neu fuddiannau dilys trydydd parti, oni bai fod rheswm da dros ddiogelu eich data personol sy’n cael blaenoriaeth dros y buddiannau dilys hynny.

Os ydych chi’n poeni, dylech siarad yn uniongyrchol â threfnydd y cyfarfod i adolygu’r rhesymau dros gyfarfod penodol. 

Hysbysiad a Thryloywder

Os bydd y cyfarfod yr ydych yn mynd iddo yn cael ei recordio, byddwch yn cael gwybod ymlaen llaw. Gallech ddewis diffodd eich camera / microffon neu ddefnyddio’r swyddogaeth sgwrsio os byddai’n well gennych chi beidio â chael eich recordio ar sain neu fideo.

Cadw Recordiadau

Byddwn yn cadw’r recordiadau gyhyd ag sy’n angenrheidiol er mwyn cyflawni’r dibenion a nodir yn yr hysbysiad hwn, neu sy’n ofynnol yn gyfreithlon. Caiff pob recordiad ei gadw am hyd at 60 diwrnod beth bynnag. Fodd bynnag, pan fo gofyniad i gadw recordiad am gyfnod hirach, bydd gwasanaethau yn ymestyn y cyfnod cadw hwn fel y bo’n berthnasol. Dylech gyfeirio at yr hysbysiad a anfonwyd yn y gwahoddiad neu dros e-bost, neu siarad yn uniongyrchol â threfnydd y cyfarfod er mwyn adolygu’r cyfnod cadw ar gyfer cyfarfod penodol. 

Eich Hawl i Gwyno 

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch mynychu'r cyfarfod, trafodwch â threfnydd y cyfarfod cyn derbyn y gwahoddiad.

Rhagor o Wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch sut mae Cyngor Sir y Fflint yn prosesu data personol ac am eich hawliau chi, darllenwch ein hysbysiad preifatrwydd ar ein gwefan - Hysbysiad Preifatrwydd

Newidiadau i'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Mae’n bosib y byddwn yn diweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn o dro i dro.  Bydd unrhyw newidiadau’n cael eu rhoi ar y dudalen hon, gyda’r dyddiad gweithredu.